为倡导研究生会“高效、规范、节俭”的工作作风， 为使研究生会整体工作制度化、规范化，使各部门合理而又最大限度的利用办公室的现有条件， 实现人、财、物管理的三结合，即优化配置与规范操作相结合，制度制约与自我约束相结合，适度开发与节俭相结合， 同时对研究生会各部门的日常工作、活动进行统筹安排，优化内部管理特制定本条例 。

一、研究生会值班制度

为保证研究生会工作的顺利有效开展，特制定本制度。

一、研究 生会实行值班制度

值班时间为周一至周 五白天（ 8 ： 00—17 ： 00 ）和周六、日白天（ 9 ： 00—16 ： 00 ）。值班地点为研究生会办公室大活 403 室。

二、值班人员安排

1 、 周一至周 五白天（ 8 ： 00—17 ： 00 ）的值班由各部人员负责。

2 、周六、日白天（ 9 ： 00—16 ： 00 ）的值班由研究生会办公室人员值班，每天安排值班人员 1-2 名。各部门安排的值班人员须服从主席团和办公室的安排。

3 、每个部门轮值时，应提前一周把每日的值班人员安排报到办公室以便监督检查。

三、值班工作内容

值班人员在值班期间需尽职尽责，主要有以下工作：

1 、来客接待，电话接听；

2 、物品管理与使用记录；

3 、传达主席团新近通知和决定；

4 、档案的接收与保存；

5 、认真做好值班记录；

6 、其它主席团和各中心布置的工作；

7 、遇有特殊情况，应立即向主席团及办公室主任汇报。

四、注意事项

1 、值班人员应准时值班，不得迟到、早退。办公室将不定期对值班情况进行抽查。应参加值班而未参加、迟到、早退、中途离开者，与期终考评挂钩。值班人员如遇特殊情况不能值班的，须事先向当轮值部门部长请假，以便其另外安排人员值班。

2 、重大活动进行期间，负责该项活动的部门可以视具体情况安排本部人员值班。重大活动期间各部独立安排值班的，应将值班安排情况告知办公室。

3 、值班人员应注意个人仪容和个人形象。值班时不抽烟、不吃零食，不大声喧哗，保持值班地点安静、整洁，每天值班结束后值班人员应做好值班总结、打扫办公室。

4 、值班记录不得随意涂改，不得损毁。值班记录必须有值班人员亲笔签名交由办公室保管。

5 、设立意见簿，及时了解同学和老师的态度，听取同学对研究生会工作的意见或建议，每周由办公室负责检查。

7 、此值班制度由办公室负责监督执行。

二、财务制度

1. 各部门负责较大型活动时，应提前编制财务总预算。人民币 50 元以下的，须报本部门部长审核批准； 100 元以下的，需报研究生会主席审核批准； 100 元以上的，需报研究生院部审核批准。

2. 各部门凭商业发票前往办公室负责人员处报销，可报销的发票必须具备以下条件：税务局印章、商业单位发票专用章、经办人签名、分管负责人签名、并注明发票具体用途。

3. 各部门需打印、复印、制作横幅、展示板可直接到指定地点（垒垒堂）打印、复印、制作相关物品。此类款项不用支付现金，登记后按学期支付总价款。
4. 各部统一每周五下午 4 点至 5 点由各部长将发票交办公室，主席签字后，办公室给予登记入帐、报销（收据一律不报销）。各部如要开展创收性活动，需准备收据，一示三份，活动结束后，收据（一份）及经费及时交至办公室。

三、 办公室用品 物资管理制度

1. 各部门如果需要办公用品，需向办公室申请，经分管副主席审查、同意、签字后，方可发给各部，否则后果自负。 研究生会各部门所需办公用品由办公室相关负责人员凭资料卡领取。各部门应提前三天将所需物品清单交与办公室工作人员。急需领取的办公物资应向负责的主席团成员申请批准，并开具发票，到办公室报销。

各部门在使用办公室用品时，须坚持节省的原则，避免浪费，及时将剩余物品储存，以备后用。

2. 从办公室领取的非一次性物品，如有所剩，须交回办公室统一保管。办公室管理物资人员负责将办公用品分类摆放整齐。

3. 各部门使用的大件物资有损坏，应及时报知办公室，由办公室负责报修。

四、活动须知

1 . 活动计划 ：各部组织活动前需向办公室提交详细的活动计划，由办公室汇总整理后提交主席团审议。

2. 申请表 ：各部门活动如需使用场地、物品须提前三天向办公室交申请表，包括教室、话筒、相机等。

3. 活动总结：各部门在每项具体活动一周后交活动总结，包括活动过程、参与人员、心得体会及活动所取得的效果等。

活动资料： 各项活动的计划、申请表、图片资料、总结等都需作为研究生会资料保存。各部须在活动结束后一周内，将以上资料交办公室存档保。

五、办公室场地使用

为了方便研究生会成员对办公室的合理使用，为研究生会提供一个良好的办公环境，特制定本制度：

1 . 办公室为开会办公的场所。各部门使用办公室需提前一天以上申请 , 由办公室人员统一安排使用时间，避免冲突。 同时便于办公室进行协调，未经办公室允许，不得擅自利用办公室开会或搞其他活动。

2. 研究生会是研究生之家，使用办公室时要爱护研究生会的财产、保持办公室的卫生清洁。 各部门用完办公室后 ， 须立即打扫，使办公室整洁， 注意关好门窗、电灯 ，开会期间未经允许不得擅自移动办公室内的物品。

3. 办公室的钥匙除相关人员配备外，其他人员不再配带，不允许私自配钥匙，一经发现，没收并处罚。

4 . 办公室内不允许大声喧哗、吵闹，禁止吸烟，不允许在墙壁上乱涂乱画。

5. 办公室定期进行清扫，由研究生办公室成员分期负责。

6. 如有违反上述使用规定，造成不良影响者，报校院进行相关处罚。

六、 研究生会 档案管理 制度

档案是研究生会工作考查的依据，是研究生会进行调查研究、掌握材料、决定决策的一个重要方面。档案对研究生会开展的各种活动提供依据和参考，记载活动方案、成果、经验教训，保证研究生会工作不断开拓创新，提高水平，丰富内容。

一、活动档案的管理

1 ．由办公室统一进行档案管理，建立、健全、保管研究生会及各部档案。

2 ．每学期开始各部向办公室上交学期工作计划。

3 ．每学期期末各部向办公室上交学期工作总结。

4 ．各部举办活动前 , 应于活动前一周将活动申请表送交办公室，由主席团审阅批准后方可执行。

5 ．各部于活动结束后一周内将活动总结上交办公室备案。

6 ．办公室应注意保存一切具有审阅价值、参考价值、历史价值、纪念价值的相片、文件、资料、实物等。

二、 成员档案的管理

为使研究生会内部管理趋于科学化、规范化，促进研究生会向更高层次发展，便于研究生会工作的顺利进行，研究生会为成员都建立《成员档案》，由办公室统一管理。

1 ．在成员进入研究生会时开始填写《研究生会成员档案表》，直至退出研究生会，最后由办公室存档。

2 ．《研究生会成员档案表》将详细记录成员在研究生会工作期间的工作表现、工作业绩、奖罚情况等。

3 ．《研究生会成员档案表》见附录。

三、《研究生会成员档案表》的说明

1 ． “ 面试结果 ” 由成员进入研究生会的相关负责人员填写。

2 ．个人详细资料（姓名、性别、个人简介等）由成员本人进入研究生会时填写。

3 ． “ 研究生会工作经历 ” 一栏每学期填写一次。其中 “ 主席团意见 ” 分别由主席团根据成员本学期内的表现，并参考成员所在部门负责人意见填写。

4 ． “ 奖励与处罚 ” 由主席团根据本人在研究生会中的具体情况填写。

5 ．《成员档案表》的收发、整理工作由办公室负责。

四、电脑、打印机使用制度

1. 电脑使用时应先进行杀毒操作，所建立的文件必须存放在各自的所属部门的目录下。

2. 不得擅自在电脑中下载、安装任何于研究生会无关的软件，包括游戏。

3. 不得在电脑中存放私人文件，否则办公室有权删除，后果自负。

4. 不得将办公室的打印机用于私人文件。